#29 Rechnung formal korrekt schreiben (inkl. Vorlage in Word & Excel)
Wie schreibe ich eine Rechnung als Einzelunternehmer? Worauf muss ich achten, wenn ich eine Rechnung schreibe. Wie ist eine Rechnung aufgebaut? Fragen über Fragen. In diesem Beitrag erfährst du, wie man die korrekte Rechnung schreibt und erhältst noch eine kostenlose Vorlage dazu.
Rechnung richtig schreiben
Einzelunternehmer stellen ihre Tätigkeit in Rechnung. Damit eine Rechnung rechtssicher bzw. formal korrekt ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.
1. Leistungsempfänger
Deine Rechnung muss den Namen und die Anschrift deines Kunden (Leistungsempfänger) enthalten.
2. Leistungserbringer
Ebenso muss sie den Namen und die Anschrift des Leistungserbringer enthalten. Leistungserbringer kannst du oder dein Startup (Unternehmen) sein.
3. Ausstellungsdatum
Wann wurde die Rechnung erstellt. Dieses Datum gehört ebenfalls in eine Rechnung.
4. Leistungs- und Lieferdatum
Vom Ausstellungsdatum zu unterscheiden sind das Leistungs- und das Lieferdatum. Das Lieferdatum ist das Datum der Lieferung von einer bestellten Ware. Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt (z.B. 15.04.2022) oder der Zeitrahmen (z.B. 2 Monate) in dem die Leistung erbracht wurde. Diese Angabe ist insbesondere relevant für die Umsatzsteuer und muss sich daher vom erkennbar vom Ausstellungsdatum der Rechnung unterscheiden.
5. Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer versehen werden. Die Rechnungsnummer muss logisch, eindeutig und fortlaufend angegeben werden. Dies bedeutet zugleich, dass innerhalb eines Jahres die Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf.
Ein Beispiel für eine Rechnung könnte sein: 0012-220831-F
0012 ist die 12. Rechnung (fortlaufende Nr.)
220713 ist das Ausstellungsdatum
Optional: “Nummernkreis”: hier F als Kürzel für das Lager in Frankfurt am Main
6. Menge & Art der Leistung (Verkauf Produkte)/Umfang & Art (Verkauf Dienstleistung)
Das Herzstück einer Rechnung stellt die Auflistung der verkauften Produkte bzw. der geleisteten Dienste dar, da dies den Rechnungsbetrag bildet. Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (Geschenkartikel) reichen jedoch nicht aus.
Die Verrechnung erfolgt in der Regel in der Stundenanzahl oder als Pauschalbetrag. Es wird zudem das Stück pro Menge angegeben. All dies wird tabellarisch aufgelistet.
Es gilt zudem zu beachten, dass auf Artikelebene - wenn notwendig - eine Unterscheidung der Mehrwertsteuer (19% / 7%) aufgeführt wird.
7. Steuerhinweise
Insbesondere Kleinunternehmer nutzen die folgende Zeile um auf steuerliche Besonderheiten hinzuweisen. Diese sind bspw. von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit, sofern die erzielten Einkünfte nicht 22.000 € (Stand 2022) übersteigen.
8. Footer
Im Footer werden weitere relevante Details wie Name und Anschrift deines Start-ups, ggf. Inhaber bzw. Geschäftsführer des Unternehmers, die Steuer-ID, Bankdaten für die Begleichung der Rechnung und wenn vorhanden die HRB-Nummer.
Fazit
Jetzt weißt du wie eine formal korrekte Rechnung aussieht und kannst gleich meine kostenlose Vorlage verwenden.