#43 Gute Ergebnisse? SMARTer delegieren!
Wie delegiere ich Aufgaben richtig? Welche Methode ist effektiv?Wie schaffe ich es, dass mich mein Mitarbeiter versteht und mir genau das liefert, was ich erwarte. Diese Fragen beantworte ich dir! Und am Ende des Beitrags habe ich noch ein informatives Gratis-Video für dich dazu gepackt!
1. Wie es nicht funktioniert
Als Einleitung möchte ich zunächst darauf eingehen, wie das Aufgaben delegieren gerade nicht funktioniert!
Stell dir vor, du kommst gerade aus einem Marketing-Meeting und ihr habt festgestellt, dass euer Social Media-Konzept, nicht ganz so läuft, wie ihr es euch vorstellt. Daraufhin kontaktierst du als Head of Marketing deine Mitarbeiterin per E-Mail und teilst ihr folgendes mit: “Hey, Alexandra, ich bin nicht so ganz glücklich mit unseren aktuellen Social Media-Kampagnen. Überleg dir bitte wie, wir das verbessern können, eventuell können wir was mit Influencern oder so machen. Danke und bis dann, Marc.”
Deine Mitarbeiterin wird wahrscheinlich nach dem Lesen dieser Nachricht nur noch Fragezeichen sehen.
Was wurde falsch gemacht? Die E-Mail wurde schnell mal einfach verschickt ohne konkrete Angaben. Bis wann soll dies erledigt werden? Was wird denn überhaupt genau erwartet? Wie soll das Ergebnis aussehen oder präsentiert werden? Gibt es hierfür ein bestimmtes Budget?
2. Das 5-Punkte-Briefing
Besser klappt die Delegierung der Aufgaben mit dem sog. 5-Punkte-Briefing.
Hier nochmal knapp zusammengefasst:
1. Aufgabe & Kontext: Worum geht es bei dieser Aufgabe? Was soll erledigt werden?
2. Hilfe und Ressourcen: Was unterstützt bei der Erledigung der Aufgabe?
3. Zeitaufwand und Budget: Wie viel Zeit wird zur Durchführung der Aufgabe benötigt und gibt es bei Ausgaben einen finanziellen Rahmen?
4. Qualitätskriterien: Worauf kommt es an? Was ist dir wirklich wichtig?
5. Defintion of done und next steps: Wann ist die Aufgabe erfüllt? Wie sehen die weiteren Schritte aus?
a. Briefing als Vidyard-Video
Die Delegation der Aufgaben ist besonders vorteilhaft, wenn man sie als Video-Aufzeichnung an den Mitarbeiter weitergibt. Zunächst wird hierfür das 5-Punkte-Briefing digital niedergeschrieben und anschließend wird dieses als Video-Aufnahme an den Mitarbeiter versendet.
b. Live-Aufnahme
Für die Video-Aufnahme eignet sich insbesondere das Online-Tool “Vidyard”. Es ermöglicht das Aufnehmen deines Bildschirms, während du live sprichst und ebenfalls dabei aufgezeichnet wirst. Du kannst währenddessen ganz einfach im Dokument scrollen, mit der Maus auf bestimmte Punkte verweisen, das Dokument bearbeiten oder auch zwischen unterschiedlichen Fenstern wechseln. Alles was du tust wird aufgezeichnet und mit deiner Sprache versehen. Du kannst während der Aufnahme zusätzlich einen kleinen Kreis z.B. an der unteren Ecke erscheinen lassen. In diesem Kreis wirst du abgebildet und dein Mitarbeiter sieht dich, wie du gerade die Aufgabe erklärst. Wie das ganze konkret ausschaut, kannst du im Download-Bereich in meinem, für dich erstellten Vidyard-Video, einsehen.
c. Vorteile der Nutzung von Vidyard
Warum gerade Vidyard? Es gibt viele Tools. Mir persönlich gefällt an Vidyard, dass das aufgezeichnete Live-Video sofort verfügbar ist. Man erhält einen automatisch generierten Link, den man sofort einsetzten kann und so das Video z.B. per E-Mail, per WhatsApp oder Asana teilen kann. Für deine Mitarbeiterin ist das Vidyard-Video einfach abrufbar und auch nachvollziehbar. Zudem kannst du deine einzelnen Videos mit einem frei von dir gewähltem Titel versehen und so den Überblick behalten.
3. Vorteile der Delegation per Video
Was sind nun die generellen Vorteile dieser innovativen Art der Aufgabendelegation?
Ganz Grundsätzlich: Kein shit in, also auch kein shit out.
Kurzes Zeitinvestment: Ein paar Minuten investierte Zeit, steigern die Möglichkeit bessere Resultat zu erzielen deutlich.
Verständlichkeit: Der Mitarbeiter versteht ganz genau, was von ihm erwartet wird - insbesondere auch bei Nutzung des 5-Punkte-Briefings.
Einfache Handhabung: Das Erstellen des Briefings und die Aufnahme sind unkompliziert und schnell erledigt.
Grenzenlos: Auch über Renzen hinweg ist die Aufgabendelegation möglich, da alles virtuell erfolgt.
Fazit
Mit dieser Methode wirst du Aufgaben nie wieder “falsch” delegieren und sorgst für eine bessere Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern.