#41 Tschüss Gähnen: Jetzt Meeting PROFI werden
Wie führt man ein effizientes Meeting? Wie strukturiere ich ein Meeting? Fragen über Fragen, die ich dir in diesem Beitrag beantworten möchte. Lerne aus meiner Erfahrung in der Vergangenheit und werde ein Meeting-Profi!
1. Meeting Regeln
Die Meeting Regeln sollen für mehr Effizienz im Meeting sorgen. Dem voran gestellt, gilt es zu hinterfragen, ob ein Meeting auch wirklich notwendig ist? Ein Meeting bedeutet Kosten. Deshalb ist es effizient erst einmal darüber nachzudenken, ob das Thema auch anders gelöst werden kann und wenn es eines Meetings bedarf, wer daran teilhaben soll.
Entscheidet man sich für das Meeting, helfen die folgenden 5 Regeln:
1. Agenda: Kein Meeting ohne Agenda. Für jeden Besprechungspunkt gibt es eine zuständige Person (Owner).
2. Timing: Pünktlicher Start und pünktliches Ende. Verschiebungen vermeiden, um weitere Kosten zu vermeiden.
3. Zeitwächter: Sorgt für das richtige Timing, sowie für Disziplin und Sachlichkeit während des Meetings.
4. Protokollant: Besprochenes soll schriftlich und einsehbar festgehalten werden - aus Transparenzgründen.
5. Professionalität: Die Meeting-Teilnehmer lässt man aussprechen. Man hält grundsätzliche Respektregeln ein und wird nicht persönlich oder greift die Gesprächspartner an.
2. Meeting Ablauf in Asana
Asana ist eine App, auf die wir in der Vergangenheit bei Lizza zurückgegriffen haben. Grundsätzlich gibt es hierfür zahlreiche Apps und man wählt die, mit der man am besten zurecht kommt. Für das folgende Beispiel wird aus den o.g. Gründen auf Asana verwiesen.
Zunächst werden einzelne Meetingpunkte angelegt. Hier empfiehlt es sich die jeweiligen Meetingpunkte für jede Woche einzutragen. Der Vorteil ist, dass man nicht besprochene Punkte auf die Folgewoche legen kann oder ggf. um mehrere Wochen einfach per Mausklick verschieben kann.
a. Start
Jedes Meeting beginnt mit dem sog. “Start”. Es wird ein Stimmungsbild erstellt. Jeder Meetingteilnehmer schildert kurz seine emotionale Stimmung in kurzen Worten. Der Meetingleiter kann sich so ein umfassendes Bild über die vorherrschenden Emotionen machen. Zusätzlich werden beim Start die Rollen definiert (Meetingleiter, Zeitwächter, Protokollant). Der Protokollant kann das Meeting unmittelbar als Kommentar zum jeweiligen Meetingpunkt verfassen.
b. Zuständigkeiten
Vorher eingetragene Meetingpunkte werden einem “Owner” übertragen. So ergebn sich die jeweiligen Zuständigkeit für die zu besprechenden Punkte. Derjenige, der für einen Punkt verantwortlich ist, hat dieses Thema vorzubereiten und im Rahmen des Meetings zu präsentieren bzw. anzusprechen.
c. Prioritäten
Da es schnell zu längeren Ausführungen oder Diskussionen kommen kann oder die Zeit einfach knapp wird, empfiehlt es sich die Meetingpunkte vorab zu priorisieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die wichtigsten Punkte in jedem Fall angesprochen werden. In Asana haben wir das durch ein einfaches “Verschieben nach oben” geregelt. Die Themen wurden der Reihe nach besprochen. Die etwas weniger relevanten Punkte kann man schlussendlich auch im Nachgang asynchron, durch kurze Kommentare besprechen bzw. ergänzen.
d. Diskussion
Die eigentliche Diskussion wird gestartet. Der Zeitwächter passt nun auf, dass die Diskussion zeitlich nicht ausschweift. Wichtig ist es hierbei, dass man auf den Punkt kommt und das ausdiskutiert, weshalb der Punkt überhaupt aufgeführt wird. Auf dieser Grundlage kann dann eine Entscheidung getroffen werden.
e. Dokumentation
Wie bereits oben erwähnt dokumentiert der Protokollant das Ergebnis als Kommentar unter dem jeweiligen Meetingpunkt. Es wird dadruch ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter später das Ergebnis des Meetings einsehen kann - unabhängig davon, ob er daran teilgenommen hat oder abwesend war.
f. Aufgabenverteilung
Meist führt die Entscheidung über einen Meetingpunkt dazu, dass Aufgaben an Mitarbeiter übertragen werden müssen. Die zuständigen Mitarbeiter werden unter den jeweiligen Meetingpunkten ebenfalls eingetragen und delegiert.
g. Schluss / Review
Das Meeting ist zu Ende. Wie wurde es aufgenommen von den Meetingteilnehmern? Was war gut, was kann noch beser werden? Eine kurze Bewertung auf einer Skala von 1 - 10 ist empfehlenswert. So kann die Meetingeffizienz immer weiter optimiert werden.
3. Vorteile
Welche Vorteile bringt diese Meetingstrategie? Natürlich wird das Meeting dadurch effizienter. Eine klare Agenda vermeidet unnötige Zeitinvestitionen, die gleichzustellen sind mit Kostenivestitionen. Alle Punkte werden durch die Ownership bearbeitet und ggf. auch vorgetragen. Das Protokollieren führt zu mehr Tranparenz für alle Mitarbeiter. Schlussendlich ist die Nutzung eines Tools oder einer App ein riesen Vorteil, weil alles an einem festen Platz ist und darauf immer wieder zurück gegriffen werden kann.
Fazit
Wenn du diese Punkte befolgst, wirst du garantiert zum Meeting Pofi!